Lieferantenrechnungen gebucht ohne Abtippen
Problem
Rund 300 Lieferantenrechnungen pro Woche kamen als PDF in einem Dutzend Layouts an, und zwei Personen tippten sie in die Buchhaltung ab. Fehler tauchten Wochen später als nicht aufgehende Summen auf, und der Prozess lebte vollständig in den Köpfen dieser zwei Personen.
Vorgehen
Wir haben den Prozess so kartiert, wie er tatsächlich ausgeführt wurde, und dann eine Pipeline gebaut, die die Felder extrahiert, jede Rechnung ihrer Bestellung zuordnet und die sauberen automatisch verbucht. Alles, was eine Prüfung nicht besteht, etwa nicht abgestimmte Summen, ein unbekannter Lieferant oder eine doppelte Nummer, landet mit dem Grund in einer Prüfwarteschlange. Das Extraktionsmodell läuft auf dem eigenen Server des Unternehmens.
Ergebnis
Etwa 80 % der Rechnungen werden ohne menschliches Zutun gebucht, der Rest kommt bereits vorsortiert an; keine Rechnung verlässt das Haus.
Technologien
- Python
- PostgreSQL
- Docker